Pourquoi votre plan de communication vous empêche de communiquer

👉 Voici 5 questions pour vous aider à arrêter de vous essouffler à communiquer sans résultat.

[Cible] Qui mais surtout comment ?

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Votre audience est-elle prête à vous écouter ?

Oui, il faut déterminer qui est sa cible. Mais surtout, il faut la connaître. Il faut comprendre qui elle est, savoir comment elle se sent au moment où vous allez vouloir communiquer.

Cela va orienter votre façon de porter vos messages. On ne communique pas de la même façon à un groupe qui se ne sent pas concerné ou qui est submergé par d’autres préoccupations. On ne s’adressera pas avec le même ton si les personnes sont démotivées ou peu ouvertes à votre discours.

👉 Il faut vous intéresser à votre interlocuteur pour adapter vos messages et choisir le moment opportun pour que l’on vous écoute.

Pour cela, il faut donc changer de perspective lorsqu’on défini son objectif. Au lieu de s’interroger sur ce que vous voulez, demandez-vous ce que votre audience est censé faire de ces informations. En quoi ce vous voulez leur dire les concerne et les intéresse ? Qu’attendez-vous d’eux ? Seront-ils prêts à répondre à vos attentes ?

Remplacez “objectif” par “action à poser par votre cible” dans votre plan de communication. Cela vous permettra de vous concentrer sur la personne plutôt que sur vous-même.

👉 Ce qu’elle doit faire (action à poser) vs ce que vous voulez (objectif).

👉 Centrez votre réflexion sur votre audience plutôt que sur vous-même et énoncez clairement vos attentes.

[Message] Que voulez-vous que les gens retiennent ?

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Quel est votre message essentiel ?

On veut toujours dire trop de choses et finalement personne ne retient rien.

On a tendance à utiliser une fenêtre de communication pour dire tout ce que l’on a à dire. Le problème, c’est que cela ne sert à rien. On ne fait que noyer le poisson et notre audience est perdue.

👉 Il faut choisir un message essentiel.

Cela veut dire qu’il faut savoir se concentrer sur un seul message pour favoriser la rétention d’information. Il faut aussi le répéter à plusieurs reprises dans sa présentation et reprendre les points clés à la fin de son discours pour s’assurer que les gens retiendront ce que vous voulez. Sinon, ils feront le tri eux-mêmes et vous n’atteindrez pas vos objectifs.

👉 Il faut aussi simplifier et vulgariser.

Personne ne retient une information complexe. Vulgariser permet une meilleure appropriation des informations et également une compréhension commune de vos interlocuteurs. Plus ce que vous dites est compliqué, plus les gens vont interpréter votre message. Et chacun va repartir avec des compréhensions différentes.

Si vous avez du mal à simplifier, communiquer n’est pas peut être pas une bonne idée. Si ce n’est pas clair pour vous, cela ne le sera pas non plus pour les autres.

👉 Simplifiez vos messages, personne ne retient une information compliquée.

[Moyen] Avec quels mécanismes de diffusion et d’écoute ?

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Comment mettez-vous en place une communication à double sens ?

Par exemple, on peut commencer par des rencontres d’équipes, appuyer le message en rencontre individuelle, faire passer l’info sur l’Intranet, demander aux dirigeants d’en parler lors d’une rencontre d’employés, et lancer un échange sur Teams. On pourrait aussi faire passer le message par une rencontre de lancement, puis outiller les gestionnaires pour qu’ils relaient l’information, diffuser la documentation dans l’Intranet et ouvrir des sessions ouvertes d’échange à des plages horaires fixes.

Dans mes exemples, j’ai volontairement ajouté des espaces de dialogue car la communication est avant tout une histoire d’échange. Si la définition la plus courante associe communication et transmission d’information, le mot communication vient du latin communicare doublet lexical de communier, signifiant partage, mise en commun.

Il faut donc mettre en place des mécanismes où vous pourrez écouter les équipes et vous ajuster en conséquence.

👉 Combinez les moyens de communication et surtout laissez place au dialogue. La puissance de votre communication dépend du dialogue que vous aurez instauré.

[Calendrier] Quel est le meilleur moment pour communiquer ?

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Comment intégrez-vous vos communications aux flux déjà existant ?

Enfin, le calendrier ne doit pas concerner que votre communication. Il doit prendre en compte l’ensemble de l’information reçue par votre cible. C’est cela qui va déterminer bon moment pour vous de communiquer.

Il faut aussi parfois rassembler l’information pour éviter la saturation. Plus les gens reçoivent d’informations à différents moments, plus ils se sentent saturés. Trop d’information tue l’information.

👉 Organisez vos communications sur un calendrier global et non spécifique pour regrouper l’information et choisir les bons moments.

Conclusion

Alors comment bâtir un plan de communication qui vous incite à communiquer et non informer ?

Aussi, le bon plan de communication se construit autour de questions de fond et non sur une grille que l’on rempli :